Informace o zpracování osobních údajů

ID

Účel a klíčové činnosti zpracování osobních údajů

Kategorie osobních údajů

Zdroj osobních údajů

Právní titul zpracování

Odkaz na regulatorní požadavky

Uloženo

po dobu

Kategorie příjemců OÚ

01

Prohlídky lázeňského hotelu Imperial****Superior pro potenciální zákazníky doplněné o marketingovou soutěž o pobyt (vylosování pobytu probíhá 1x ročně).

Identifikační a kontaktní údaje;

Biometrické údaje

Klient

Splnění smlouvy;

Souhlas

Zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele

6 měsíců případně 5 let

Zaměstnanci správce

02

Zpracování objednávky (rezervace) pobytu na základě požadavku zaslaného klientem – telefonicky, v listinné nebo elektronické podobě (např. e-mailem).

Identifikační a kontaktní údaje

Klient

Splnění smlouvy

Čl. 6, odst. 1, písm. b) Nařízení GDPR

3 let

Zaměstnanci správce

03

Zpracování objednávky (rezervace) pobytu v elektronické podobě ze smluvních rezervačních portálů.

Identifikační a kontaktní údaje

Provozovatel rezervačního portálu

Splnění smlouvy

Čl. 6, odst. 1, písm. b) Nařízení GDPR

3 let

Zaměstnanci správce

04

Zpracování objednávky (rezervace) pobytu – klienti smluvních cestovních kanceláří, firemní klientela nebo organizované skupiny osob.

Identifikační a kontaktní údaje

Zprostředkovatel pobytu

Splnění smlouvy

Čl. 6, odst. 1, písm. b) Nařízení GDPR

3 let

Zaměstnanci správce

05

Zpracování objednávky – rezervace pobytu na domě (“walk-in” host s požadavkem na ubytování či léčebný pobyt).

Identifikační a kontaktní údaje

Klient

Splnění smlouvy

Čl. 6, odst. 1, písm. b) Nařízení GDPR

3 let

Zaměstnanci správce

06

Zpracování a předání osobních údajů do IS Lázně 2020 v souvislosti s uplatněním slevových voucherů dle podmínek dotačního programu COVID-Lázně 2020 spravovaném MMR ČR a SFPI. Další podrobnosti jsou veřejně dostupné v PDF formátu zde.

Identifikační a kontaktní údaje;

Počet a přehled uplatněných procedur;

Osobní údaje uvedené na faktuře lázeňského zařízení

Klient

Právní povinnost

Pokyny a doporučení COVID – lázně č. 1

10 let od

1.1.2021

MMR ČR

SFPI

Zaměstnanci správce

07

Zpracování návrhu na léčebně rehabilitační péči v odborné léčebně (komplexní lázeňská léčebně rehabilitační péče nebo příspěvková lázeňská léčebně rehabilitační péče) - proces od přijetí návrhu až po informování pacienta o termínu nástupu.

Identifikační a kontaktní údaje;

Biometrické údaje;

Údaje o zdravotním stavu

Zdravotní pojišťovna

Splnění smlouvy;

Právní povinnost

Smlouva s příslušnou zdravotní pojišťovnou;

Zákon č. 48/1997 Sb. o veřejném zdravotním pojištění

10 let

Zaměstnanci správce

08

Odmítnutí návrhu na léčebně rehabilitační péči v odborné léčebně ze zdravotních nebo kapacitních důvodů a následné postoupení návrhu dalšímu poskytovateli lázeňské léčebně rehabilitační péče dle pořadí, jenž je vyznačeno v návrhu.

Identifikační a kontaktní údaje;

Biometrické údaje;

Údaje o zdravotním stavu

Zdravotní pojišťovna

Splnění smlouvy;

Právní povinnost

Smlouva s příslušnou zdravotní pojišťovnou;

Zákon č. 48/1997 Sb. o veřejném zdravotním pojištění;

Není relevantní

Další poskytovatel lázeňské léčebně rehabilitační péče

09

Vyúčtování poskytnuté léčebně rehabilitační péče vůči pojišťovně (probíhá elektronickými dávkami případně v listinné podobě dle podmínek a metodiky předávání informací a podkladů konkrétní zdravotní pojišťovny).

Identifikační údaj pojištěnce

Správce osobních údajů

Splnění smlouvy; Právní povinnost

Smlouva s příslušnou zdravotní pojišťovnou;

Zákon č. 48/1997 Sb. o veřejném zdravotním pojištění

10 let

Zdravotní pojišťovna

10

Zasílání elektronických obchodních sdělení (novinky, sezónní nabídky a další informace o připravovaných speciálních akcích) klientům na základě předchozího využití služeb poskytovaných společností Františkovy Lázně IMPERIAL a.s.

Kontaktní údaje

Správce osobních údajů

Oprávněný zájem

Čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR;

Zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti

Do odhlášení z odběru / podání námitky proti zpracování

Zaměstnanci správce

11

Zasílání sezónních katalogů a dalších propagačních materiálů v listinné podobě s cenovými nabídkami léčebných pobytů klientům na základě předchozího využití služeb poskytovaných společností Františkovy Lázně IMPERIAL a.s.

Identifikační a kontaktní údaje

Správce osobních údajů

Oprávněný zájem

Čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR

Do podání námitky proti zpracování

Zaměstnanci správce

12

Zasílání elektronických obchodních sdělení na základě bezplatného přihlášení k odběru služby “Zasílání novinek do e-mailové schránky”. Registrace a potvrzení registrace probíhá prostřednictvím elektronického formuláře webové prezentace společnosti Františkovy Lázně IMPERIAL a.s.

Kontaktní údaje

Správce osobních údajů

Splnění smlouvy

Čl. 6, odst. 1, písm. b) Nařízení GDPR

Do odhlášení z odběru / podání námitky proti zpracování

Zaměstnanci správce

13

Zprostředkování či poskytování hotelových transferových služeb při zpracování rezervace, případně v průběhu pobytu na lázeňském hotelu IMPERIAL (vždy dle konkrétního požadavku klienta na transfer).

Identifikační a kontaktní údaje

Klient

Splnění smlouvy

Čl. 6, odst. 1, písm. b) Nařízení GDPR

Max. 48 hod od poskytnutí transferové služby

Zaměstnanci správce;

Poskytovatel hotelového transferu

14

Příprava nástupů na pobyt (hotelový průkaz, parkovací karta, předčasovaný léčebný průkaz v případě léčebných procedur, které nevyžadují vyšetření lékaře).

Identifikační a kontaktní údaje

Klient

Splnění smlouvy;

Právní povinnost

Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník

Po dobu pobytu

Zaměstnanci správce

15

CHECK-IN – registrace hotelového hosta na pobyt a následné vedení listinných přihlašovacích formulářů (check-in lístků) a elektronické evidence ubytovaných hostů v podpůrném IS za účelem povinného oznamování pobytů cizinců prostřednictvím dálkového přístupu (webová aplikace cizinecké policie Ubyport), odvodu a vyúčtování místního poplatku z pobytu a za účelem případných kontrol finančního odboru MěÚ Františkovy Lázně.

Identifikační a kontaktní údaje;

Biometrické údaje;

Základní údaje o pobytu nutné pro hlášení a výpočet poplatků

Správce osobních údajů

Právní povinnost

Zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky;

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích;

Zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích;

6 let

Cizinecká policie;

MěÚ Františkovy Lázně

16

Čerpání doplňkových hotelových služeb v průběhu pobytu (minibar, nordic walking, zápůjčka zařízení hotelu, uložení finančních prostředků, ...) .

Identifikační údaje;

Biometrické údaje

Správce osobních údajů

Splnění smlouvy

Čl. 6, odst. 1, písm. b) Nařízení GDPR

Po dobu pobytu

Zaměstnanci správce

17

Narozeninový dárek pro hotelového hosta (pokud v průběhu pobytu oslaví své narozeniny).

Identifikační údaje

Správce osobních údajů

Oprávněný zájem

Čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR

Po dobu pobytu

Zaměstnanci správce

18

Rezervace stolu na restauraci v průběhu pobytu pro hosty se sníženou mobilitou nebo rodiny s dětmi.

Identifikační údaje

Správce osobních údajů

Oprávněný zájem

Čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR

Po dobu pobytu

Zaměstnanci správce

19

Natížení čerpání služeb restaurace na účet hosta.

Identifikační údaje

Správce osobních údajů

Splnění smlouvy

Čl. 6, odst. 1, písm. b) Nařízení GDPR

Po dobu pobytu

Zaměstnanci správce

20

Zpracování úhrad klientů s využitím bezhotovostního platebního styku (platební karty a bankovní převody) – zálohy na pobyt, úhrada pobytu při CHECK-IN, vyrovnání natížených služeb v průběhu pobytu a při CHECK-OUT.

Identifikační a kontaktní údaje;

Správce osobních údajů

Právní povinnost

Zákon č. 370/2017 Sb., o platebním styku;

Zákona č. 112/2016 Sb., o evidenci tržeb;

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví;

Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty

10 let

Zaměstnanci správce

21

Realizace uzavřených společenských akcí dle charakteru poptávky v prostorách lázeňského hotelu (od kontaktu a vypracování nabídky až po konečné vyúčtování společenské akce).

Identifikační a kontaktní údaje;

Objednatel společenské akce

Splnění smlouvy

Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník;

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví;

Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů;

Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty;

Zákona č. 112/2016 Sb., o evidenci tržeb

10 let

Zaměstnanci správce

22

Vystavení konečného daňového dokladu (faktury) klientovi za poskytnuté plnění (čerpané hotelové služby a další doplňkové produkty zakoupené na recepci atp.).

Identifikační a kontaktní údaje;

Správce osobních údajů

Splnění smlouvy;

Právní povinnost

Zákon č. 370/2017 Sb., o platebním styku;

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví;

Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů;

Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty;

Zákona č. 112/2016 Sb., o evidenci tržeb

10 let

Zaměstnanci správce

23

Uznání dluhu – pokud při CHECK-OUT zůstávají na účtu klienta natížené neuhrazené služby a klient nemá možnost úhrady vzniklého dluhu na místě – uznaný dluh je postoupen zastupující advokátní kanceláři k případnému vymáhání.

Identifikační a kontaktní údaje;

Biometrické údaje

Správce osobních údajů

Oprávněný zájem

Čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR;

Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník

3 let

Zaměstnanci správce;

Advokátní kancelář

24

Šetření spokojenosti klientů lázeňského hotelu IMPERIAL při ukončení pobytu a následné zpracování anonymizovaných statistik

Kontaktní údaje

Správce osobních údajů

Oprávněný zájem

Čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR;

3 let

Zaměstnanci správce

25

Poskytování lázeňských léčebně rehabilitačních služeb samoplátcům.

Identifikační a kontaktní údaje;

Údaje o zdravotním stavu

Správce osobních údajů

Splnění smlouvy;

Právní povinnost

Zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách;

Vyhláška č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci

10 let po ukončení léčebného pobytu

Zaměstnanci správce

26

Poskytování lázeňských léčebně rehabilitačních služeb hrazených zdravotní pojišťovnou (komplexní a příspěvková lázeňská péče).

Identifikační a kontaktní údaje;

Údaje o zdravotním stavu;

Údaje o průběhu léčení v ZD

Správce osobních údajů

Splnění smlouvy;

Právní povinnost

Zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách;

Vyhláška č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci

10 let po ukončení léčebného pobytu

Zaměstnanci správce;

Zdravotní pojišťovna

27

Poskytování informací o zdravotním stavu v průběhu léčebného pobytu a nahlížení do zdravotnické dokumentace osobou blízkou či zákonným zástupcem.

Identifikační a kontaktní údaje;

Údaje o zdravotním stavu;

Údaje o průběhu léčení v ZD

Správce osobních údajů

Právní povinnost

§ 45 odst. 2 písm. i) zákona č. 372/2011 Sb. o zdravotních službách;

§ 65 odst. 3 zákona č. 372/2011 Sb. o zdravotních službách;

Vyhláška č. 98/2012, o zdravotnické dokumentaci

10 let po uchování záznamu souhlasu

Zaměstnanci správce;

Osoba blízká;

Zákonný zástupce

28

Vykazování poskytovaných hrazených zdravotních služeb, počtu poskytnutých procedur a souvisejících výkonů zdravotním pojišťovnám (KLP a PLP léčebné pobyty) na základě smlouvy se zdravotní pojišťovnou.

Číslo pojištěnce;

Seznam výkonů v průběhu léčebného pobytu

Správce osobních údajů

Právní povinnost

Smlouva o poskytování a úhradě hrazených služeb lázeňské léčebně rehabilitační péče;

Zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění

10 let po ukončení léčebného pobytu

Zaměstnanci správce;

Zdravotní pojišťovna

29

Výstupní vyšetření – vypracování a předání zprávy pro ošetřujícího lékaře + závěrečné zprávy (případně Rechnungu pro DEU klienta).

Identifikační a kontaktní údaje;

Údaje o zdravotním stavu;

Údaje o průběhu léčení v ZD

Právní povinnost

Zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách;

Vyhláška č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci

10 let po ukončení léčebného pobytu

Zaměstnanci správce;

Ošetřující lékař

30

Prodej a poskytování volně prodejných léčebných procedur (hosté, walk-in, předplatné, slevomaty a dárkové poukazy).

Identifikační a kontaktní údaje;

Klient

Právní povinnost;

Plnění smlouvy

Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník;

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví;

Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů;

Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty;

10 let

Zaměstnanci správce

31

Řešení reklamací hostů v souvislosti s kvalitou poskytovaných služeb (mimo běžné kompenzace řešené dohodou na místě) - uplatnění práv z vadného plnění.

Identifikační a kontaktní údaje;

Klient

Právní povinnost;

Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník;

Zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele

3 let

Zaměstnanci správce;

Česká obchodní inspekce

32

Řešení mimořádných událostí ohlášených klientem s odpovědností provozovatele ubytovacích služeb za škodu, mimořádné události v podobě úrazu či úmrtí klienta při pobytu.

Identifikační a kontaktní údaje;

Údaje o zdravotním stavu

Správce osobních údajů

Právní povinnost

Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník;

Zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách, v platném znění

5 let

Advokátní kancelář;

Rychlá záchranná služba;

Policie ČR; Pohřební služba

33

Provozování kamerového systému za účelem ochrany majetku našich klientů (například monitorováním hotelového parkoviště) a lázeňského hotelu s následným automatickým uložením obrazové smyčky na dobu, která není delší než 21 dnů s následným přemazáním uložené smyčky (kamerový systém neporušuje právo na soukromí a důstojnost hotelových hostů a zaměstnanců).

Obrazový záznam kamerového systému

Nespecifikované osoby zaznamenané kamerovým systémem

Oprávněný zájem

Čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení GDPR;

max. 21 dnů

Policie ČR;

Městská policie Františkovy Lázně

34

Webová prezentace – zpracování nutných cookies v režimu principu “opt-in” při využití SaaS CookieBot (SW služba kompatibilní s požadavky ePrivacy Directive).

Data nezbytná pro základní funkci a přístup k zabezpečeným sekcím webové prezentace

Návštěvník webové prezentace

Oprávněný zájem;

Právní povinnost

Zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích

Po dobu návštěvy webové prezentace

Nejsou

35

Webová prezentace – zpracování preferenčních, analytických a marketingových cookies v režimu principu “opt-in” při využití SaaS CookieBot (SW služba kompatibilní s požadavky ePrivacy Directive).

Data, která nejsou nezbytně nutná pro základní funkce webové stránky a je možné omezit jejich zpracování

Návštěvník webové prezentace

Souhlas;

Právní povinnost

Zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích

Dle preferencí a nastavení prohlížeče na straně uživatele

Google Analytics (analytické a marketingové cookies)

36

Agenda pověřence pro ochranu osobních údajů – výkon práv subjektů údajů.

Identifikační a kontaktní údaje;

Subjekt údajů (obecně)

Právní povinnost

Nařízení GDPR

3 let

Zaměstnanci správce